Auch in Arztpraxen entstehen regelmäßig Kosten für Betriebsfeiern (wie Weihnachts- oder Jubiläumsfeiern) sowie für die Bewirtung von Geschäftsfreunden oder Mitarbeitern.

Der Gesetzgeber hat für betriebliche oder geschäftliche Bewirtungen und Veranstaltungen jedoch eine Abzugsbeschränkung festgelegt. Damit diese Ausgaben steuerlich als Betriebsausgaben berücksichtigt werden können, müssen einige wichtige Voraussetzungen erfüllt sein.

Bewirtungskosten in der Arztpraxis

Eine Bewirtung im steuerlichen Sinne liegt vor, wenn Personen aus betrieblichem oder geschäftlichem Anlass bewirtet werden. Dabei muss die Verpflegung mit Speisen und/oder Getränken im Vordergrund der Veranstaltung stehen. Auch Trinkgelder und Garderobengebühren zählen zu den Bewirtungskosten. Abzugrenzen sind hiervon kleine Aufmerksamkeiten, wie Kaffee und Gebäck bei Besprechungen, die nicht als Bewirtungskosten gelten.

Geschäftliche oder betriebliche Veranlassung der Bewirtungskosten in der Arztpraxis

Die Finanzverwaltung unterscheidet zwischen geschäftlicher und betrieblicher Bewirtung.

  • Geschäftlich veranlasst sind Bewirtungen, an denen externe Geschäftspartner teilnehmen.
  • Betrieblich veranlasst sind Bewirtungen, die ausschließlich für die eigenen Arbeitnehmer stattfinden.

Die Unterscheidung ist steuerlich relevant, da nur 70 % der angemessenen geschäftlichen Bewirtungskosten abziehbar sind, während betriebliche Bewirtungskosten für Arbeitnehmer zu 100 % als Betriebsausgaben abgesetzt werden können.

Bewirtung von Geschäftsfreunden des Praxisinhabers aus geschäftlichem Anlass

Für die steuerliche Anerkennung der Bewirtungskosten als Betriebsausgaben müssen folgende Kriterien erfüllt sein:

  • ein geschäftlicher Anlass
  • die Angemessenheit der Aufwendungen
  • der Nachweis über Höhe und betriebliche Veranlassung der Ausgaben

Ein geschäftlicher Anlass liegt vor, wenn die Bewirtung dazu dient, Geschäftsbeziehungen zu pflegen oder aufzubauen, etwa mit anderen Ärzten, Apothekern oder Kooperationspartnern.

Private (Mit-)Veranlassung der Bewirtung

Bewirtungen, die privat veranlasst sind, können steuerlich nicht als Betriebsausgaben abgezogen werden. In Ausnahmefällen, wie bei Dienstjubiläen oder Verabschiedungen, kann eine steuerliche Berücksichtigung möglich sein. Findet die Bewirtung jedoch in der Privatwohnung des Praxisinhabers statt, wird generell von einer privaten Veranlassung ausgegangen, was den Abzug der Betriebsausgaben ausschließt.

Wenn eine Bewirtung sowohl privat als auch geschäftlich oder betrieblich veranlasst ist, müssen die Kosten plausibel aufgeteilt werden.

Angemessenheit der Bewirtungskosten

Nur angemessene Bewirtungskosten können mit 70 % abgezogen werden. Eine starre Obergrenze gibt es zwar nicht, aber die Angemessenheit wird im Einzelfall geprüft, wobei Faktoren wie Praxisgröße und Umsatzhöhe berücksichtigt werden.

Aufzeichnungspflichten: Nachweis der Höhe und der betrieblichen Veranlassung

Für Bewirtungskosten gelten besondere Nachweispflichten. Der schriftliche Nachweis muss folgende Informationen enthalten:

  • Ort und Datum
  • Höhe der Aufwendungen (inklusive Trinkgeld)
  • konkreter Anlass
  • Namen aller Teilnehmer (inklusive Gastgeber)
  • Unterschrift des Gastgebers

Für Rechnungen in Gaststätten über 250 € müssen zusätzliche Angaben wie Name und Anschrift des Gastgebers sowie die Steuernummer der Gaststätte vorhanden sein. Unvollständige Belege können den Vorsteuerabzug gefährden.

Rechtsfolge

Grundsätzlich sind Bewirtungskosten nur zu 70 % als Betriebsausgaben abziehbar. Die restlichen 30 % sind nicht abzugsfähig. Bei ordnungsgemäßen Belegen kann die Vorsteuer jedoch abgezogen werden.

Bewirtungskosten bei Arbeitnehmern aus betrieblichen Gründen

Die Frage, ob die Bewirtung von Arbeitnehmern lohnsteuerfrei ist, hängt davon ab, ob die Ausgaben überwiegend im betrieblichen Interesse erfolgen. Getränke wie Kaffee oder Mineralwasser, die unentgeltlich bereitgestellt werden, gelten als Aufmerksamkeiten und nicht als Bewirtungskosten. Diese Aufwendungen sind voll abzugsfähig und lohnsteuerfrei.

Arbeitsessen

Ein Arbeitsessen liegt vor, wenn der Arbeitgeber den Arbeitnehmern im Rahmen eines außergewöhnlichen Arbeitseinsatzes einfache Speisen unentgeltlich oder gegen einen geringen Betrag zur Verfügung stellt. Dabei darf der Wert von 60 Euro nicht überschritten werden, damit das Essen lohnsteuerfrei bleibt.

Betriebliche Veranstaltungen in der Arztpraxis

Für Betriebsveranstaltungen, bei denen überwiegend Mitarbeiter teilnehmen, sind die Kosten bis zu einem Freibetrag von 110 Euro pro Mitarbeiter und Veranstaltung lohnsteuerfrei. Dieser Freibetrag gilt für maximal zwei Veranstaltungen pro Jahr. Ist der Freibetrag überschritten, wird der übersteigende Betrag steuer- und sozialversicherungspflichtig.

Berechnung der Freigrenze

Bei der Berechnung der Freigrenze werden alle Aufwendungen der Veranstaltung berücksichtigt, einschließlich der Umsatzsteuer. Die Gesamtkosten werden auf alle Teilnehmer gleichmäßig aufgeteilt, einschließlich der Begleitpersonen. Auf die Begleitperson entfällt kein zusätzlicher Freibetrag.