Ob Ärzte und Zahnärzte verpflichtet sind, ein Kassenbuch zu führen, hängt von der Art der Gewinnermittlung ab. Als Freiberufler haben sie die Wahl zwischen der Gewinnermittlung durch Betriebsvermögensvergleich (§ 4 Abs. 1 EStG) oder durch Einnahmen-Überschussrechnung (§ 4 Abs. 3 EStG).

Wird der Gewinn in der Praxis durch Betriebsvermögensvergleich ermittelt (die Bilanz wird vom Steuerberater erstellt), besteht eine Buchführungspflicht, und damit auch die Pflicht zur Führung eines Kassenbuchs.

Kassenaufzeichnungen bei Einnahmenüberschussrechnung

Anders verhält es sich bei Steuerpflichtigen, die ihren Gewinn über eine Einnahmen-Überschussrechnung (EÜR) ermitteln. Diese unterliegen grundsätzlich keiner Buchführungspflicht. Ein Urteil des Bundesfinanzhofs befreit sie auch von der Pflicht, ein formelles Kassenbuch zu führen (BFH/NV 06, 940). Dennoch müssen auch diese Steuerpflichtigen ihre Bareinnahmen und -ausgaben durch entsprechende Aufzeichnungen, wie Einnahme- und Ausgabelisten sowie Belegsammlung, dokumentieren, damit das Finanzamt die Richtigkeit und Vollständigkeit überprüfen kann.

Entscheidung für die Kassenbuchführung in der Arztpraxis

In Praxen mit geringem Barumsatz kann auf eine formelle Kassenbuchführung verzichtet werden. Bei hohem Barumsatz empfiehlt es sich jedoch, freiwillig ein formal korrektes Kassenbuch zu führen, um bei Betriebsprüfungen das Risiko von Steuernachzahlungen zu minimieren. Auch aus betriebswirtschaftlicher Sicht kann es sinnvoll sein, in der Arzt- oder Zahnarztpraxis ein ordentliches Kassenbuch zu führen.

Grundsätze ordnungsgemäßer Kassenbuchführung

Die Kassenbuchführung in Arzt- oder Zahnarztpraxen ist nur dann ordnungsgemäß, wenn alle Geschäftsvorfälle einzeln, vollständig, korrekt, zeitgerecht und geordnet erfasst werden. Gemäß der Abgabenordnung müssen Kasseneinnahmen und -ausgaben täglich dokumentiert werden (§ 146 Abs. 1 Satz 2 AO).

Jeder aufzeichnungspflichtige Geschäftsvorfall muss laufend erfasst und einzeln dokumentiert werden, sodass ein sachverständiger Dritter in angemessener Zeit die Entstehung und Abwicklung lückenlos überprüfen kann. Dabei sind Beträge zeitnah und vollständig nach ihrer tatsächlichen Ein- oder Auszahlung zu erfassen. Jede Eintragung muss Angaben zu Datum, Belegnummer, Betrag und Leistungsbeschreibung enthalten und durch einen Fremdbeleg gestützt werden.

Der rechnerische Kassenbestand ist täglich oder mindestens am Ende eines Abrechnungszeitraums (z.B. monatlich) zu ermitteln. Die Übereinstimmung von rechnerischem Soll-Bestand und tatsächlichem Ist-Bestand (Kassensturzfähigkeit) muss regelmäßig überprüft werden.

Nur Barumsätze dürfen im Kassensystem erfasst werden. Unbare Geschäftsvorfälle, wie Kreditkartenzahlungen oder Lastschriften, sowie rein private Einnahmen oder Ausgaben sind in den Kassenaufzeichnungen nicht zulässig.

Exkurs: Ordnungsgemäße Rechnungen

Belege über Betriebseinnahmen und -ausgaben müssen unabhängig von der Art der Gewinnermittlung nachgewiesen werden. Ist der Praxisinhaber umsatzsteuerpflichtig oder optiert er zur Umsatzsteuer, muss er darauf achten, dass seine Eingangs- und Ausgangsrechnungen ordnungsgemäß sind, um den Vorsteuerabzug geltend machen zu können.

Arten der Führung eines Kassenbuchs in der Arztpraxis

Der Praxisinhaber hat verschiedene Möglichkeiten, seine Bareinnahmen und -ausgaben aufzuzeichnen. Weder der Gesetzgeber noch die Finanzgerichte schreiben eine bestimmte Methode vor. Steuerlich zulässig ist sowohl die Führung einer offenen Ladenkasse mit manuell erstelltem Kassenbuch als auch die Nutzung eines elektronischen Kassensystems. Je nach Kassenart gelten unterschiedliche Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten.

  1. Offene Ladenkasse in der Arztpraxis & Zahnarztpraxis

Die Anforderungen an die ordnungsgemäße Kassenführung bei einer offenen Ladenkasse sind mit hohem Aufwand verbunden. Diese Art der Kasse umfasst die summarische, rückwirkende Ermittlung der Tageseinnahmen sowie manuelle Einzelaufzeichnungen. Dabei sind die Kassenbewegungen täglich in einem Kassenbuch oder in chronologisch geordneten Kassenberichten zu erfassen.

Kassenberichte dienen als Nachweis der Tageseinnahmen und müssen bei einer offenen Ladenkasse vorhanden sein. Manuelle Berichte dürfen keine Streichungen oder Überschreibungen enthalten, Korrekturen sind kenntlich zu machen. Der Tagesabschluss muss unterzeichnet und der aktuelle Barbestand angegeben werden. Die Kassensturzfähigkeit muss jederzeit gewährleistet sein.

  1. Elektronische Kassensysteme in der Arztpraxis & Zahnarztpraxis

Zu den elektronischen Kassensystemen zählen Registrierkassen oder PC-Kassen, oft basierend auf bereits vorhandener Praxissoftware. Auch bei elektronischen Kassensystemen gilt die Pflicht zur täglichen Einzelaufzeichnung von Kasseneinnahmen und -ausgaben. Die erfassten Daten müssen unveränderbar gespeichert und im Fall einer Kassenprüfung verfügbar und maschinell auswertbar sein.

Für elektronische Registrierkassen gilt seit 2020 die Pflicht zur Belegausgabe und eine behördlich zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung, um Manipulationen zu verhindern.

Aufbewahrungsfristen

Alle Unterlagen, die für das Verständnis der Kassenaufzeichnungen notwendig sind, müssen unabhängig von der Art der Kassenführung zehn Jahre lang aufbewahrt werden. Bei elektronischen Registrierkassen gehören dazu auch die fortlaufend nummerierten Tagesendsummen-Bons (Z-Bon).

Aufzeichnungsmängel beim Kassenbuch in der Arztpraxis

Ein Kassenbuch darf niemals einen Minusbestand aufweisen. Unvollständige oder widersprüchliche Aufzeichnungen führen zur Schätzungsbefugnis der Finanzbehörde. Ist die Kassenführung nicht ordnungsgemäß, kann dies die gesamte Buchführung entwerten.

Kassennachschau

Seit dem 1. Januar 2018 können Finanzämter unangekündigt eine Kassennachschau durchführen, um die Ordnungsmäßigkeit der Kassenaufzeichnungen zu überprüfen (§ 146b AO). Dies betrifft alle Unternehmer, die Barzahlungen annehmen.