E-Rechnungspflicht: Alles, was Sie als Unternehmer wissen müssen
Die Digitalisierung verändert auch die Geschäftswelt grundlegend. Ein Bereich, der davon besonders betroffen ist, ist die Rechnungslegung.
Ab dem 01.01.2025 müssen Unternehmen E-Rechnungen empfangen, verarbeiten und archivieren können. Diese Pflicht wird schrittweise ausgeweitet, bis im B2B-Bereich in Zukunft nur noch elektronische Rechnungen verwendet werden dürfen.
In diesem Artikel klären wir die wichtigsten Fragen rund um die E-Rechnungspflicht.
Die E-Rechnung ist eine digital erstellte Rechnung, deren strukturierte Daten von Computersystemen automatisch verarbeitet werden können. Hierbei dürfen nur bestimmte Datenformate benutzt werden, die hohe Anforderungen der EU erfüllen. Gemäß der neuen Gesetzgebung gelten PDF-Rechnungen in Zukunft nicht als elektronische Rechnung.
Ab 2025 dürfen Rechnungen auf Papier oder in PDF nur noch in Ausnahmefällen (wie bei Kleinbetragsrechnungen oder mit Zustimmung des Empfängers) verwendet werden.
Betroffen sind fast alle Unternehmen
Die E-Rechnungspflicht gilt für alle Unternehmen, die Rechnungen an andere Unternehmer (B2B-Bereich) stellen und findet somit auch bei Kleinunternehmern Anwendung. Zu den Ausnahmen finden Sie nähere Informationen unter Wer ist von der E-Rechnungspflicht befreit?.
Neben den bereits genannten Vorteilen bietet die E-Rechnung noch weitere Vorteile:
- Bessere Übersicht: Alle Rechnungen können zentral gespeichert und verwaltet werden.
- Schnellere Zahlungseingänge: Durch die automatisierte Verarbeitung von E-Rechnungen können Zahlungen schneller eingehen.
- Kosten einsparen: Durch den Wegfall von Druck, Porto und Logistik der Rechnungen lassen sich Kosten einsparen. Zudem können Unternehmen durch die digitale Bearbeitung Kosten für Rechnungserstellung und die Buchhaltung reduzieren.
- Höhere Sicherheit: Durch die elektronische Übermittlung sind Rechnungen vor Verlust oder Beschädigung geschützt.
- Digitale Prozesse: Die Digitalisierung der Rechnungsverarbeitung minimiert Fehler, reduziert Arbeitsaufwand und steigert die Effizienz
- Rechtskonforme Archivierung: E-Rechnungen müssen digital und prüfungssicher archiviert werden.
Ab 01.01.2025 müssen Unternehmen die E-Rechnungen empfangen und archivieren können.
Ein E-Mail-Postfach reicht, um die Empfangsbereitschaft zu erfüllen.
Die E-Rechnung wird dabei zum Standardformat. Papierrechnungen sowie andere digitale Formate bleiben weiterhin erlaubt, sofern der Empfänger zustimmt.
Zudem müssen Unternehmer die E-Rechnungen im digitalen Originalformat aufbewahren können. Eine mit einer früheren Softwareversion erstellte Datensicherung lässt sich unter Umständen nicht mit Nachfolgeversionen öffnen. Stellen Sie sicher, dass Sie auch alte Daten später noch öffnen können. Ein Ausdruck der E-Rechnung erfüllt die gesetzlichen Anforderungen nicht. Zudem muss die Aufbewahrung in diesem Format für 10 Jahre gewährleistet werden und lesbar gehalten werden.
Im B2B-Bereich wird die E-Rechnung zunächst Pflicht für Unternehmen mit einem Jahresumsatz größer als 800.000 Euro.
Vorübergehend dürfen Unternehmen mit einem kleineren Jahresumsatz noch bis zum 31.12.2027 andere Formate und auch Papierrechnungen versenden – vorausgesetzt der Empfänger stimmt zu.
Beachten Sie, dass Sie den Umsatz Ihres Rechnungsstellers nicht kennen und Sie im schlimmsten Fall keinen Anspruch mehr auf die Vorsteuer haben. Akzeptieren Sie ab 2027 nur noch E-Rechnungen!
Stimmen Sie als Empfänger bis 31.12.2026 dem Empfang sonstiger Rechnungen überall zu. Ab dem 01.01.2027 stimmen Sie diesem nicht mehr zu. Entziehen Sie Ihren Rechnungsstellern die Erlaubnis für „sonstige Rechnungen“ und akzeptieren nur noch E-Rechnungen von ihren Lieferanten.
Ab dem 1. Januar 2028 müssen alle Unternehmen im B2B-Bereich E-Rechnungen verwenden, unabhängig von deren Umsatzgrößen.
Übersicht:
| 2025 | 2026 | 2027 | 2028 | |
| Sonstige Rechnungen, in Papierform oder elektronisch als PDF, JPG, etc. (diese weiterhin mit Zustimmung des Empfängers) |
Ja | Ja | Nein | Nein |
| Sonstige Rechnungen in Papierform oder elektronisch als PDF, JPG, etc. (diese weiterhin mit Zustimmung des Empfängers) und einem Vorjahresumsatz < 800.000 Euro |
Ja | Ja | Ja | Nein |
| Rechnungen im EDI-Format mit Zustimmung des Empfängers |
Ja | Ja | Ja | Nein |
| E-Rechnung (konform zu EN 16931) | Ja | Ja | Ja | Ja |
Die Einführung der E-Rechnungspflicht dient mehreren Zielen:
- Bekämpfung von Steuerbetrug: Die elektronische Übermittlung von Rechnungen erleichtert die Überwachung und Kontrolle durch die Finanzverwaltung.
- Vereinfachung der Geschäftsprozesse: Durch die elektronische Rechnungsstellung können Unternehmen ihre Prozesse automatisieren und beschleunigen.
- Umweltschutz: Der Wegfall von Papierrechnungen trägt zur Reduzierung des Papierverbrauchs bei.
Der langfristige Plan der EU-Kommission ist die Einführung eines elektronischen Meldesystems (voraussichtlich nicht vor 2030). Vorab erfolgt daher bereits die Verpflichtung der E-Rechnung für inländische Umsätze.
Sonstige Rechnungen können in Papierform oder als nicht-strukturiertes elektronisches Format wie z.B. PDF vorliegen. Ab 2025 dürfen sie nur noch in Ausnahmefällen, wie bei Kleinbetragsrechnungen oder mit Zustimmung des Empfängers verwendet werden.
Das ist die Möglichkeit, einem Computer nicht nur einen Wert, sondern auch dessen Kategorisierung eindeutig mitzuteilen.
Ein Beispiel: Steht eine Zahl auf einer Rechnung für einen Preis, eine Stückzahl oder einen Steuersatz? Strukturierte Daten legen das fest, vermeiden somit Fehlinterpretationen und ermöglichen eine automatisierte Verarbeitung.
Eine Rechnung in digitaler Form ist also nicht automatisch eine E-Rechnung, erst die strukturierten Daten machen eine Rechnungsdatei zur E-Rechnung.
Die Erstellung, Übermittlung und der Empfang richten sich nach der EU-Richtlinie 2014/55. Die zugehörige Norm (CEN 16931) erlaubt nur bestimmte Dateiformate für die E-Rechnung. In Deutschland sind vor allem die Formate ZUGFeRD, XRechnung und EDI von Bedeutung.
ZUGFeRD: Das Format kombiniert den Datensatz (die strukturierten Daten) mit einer visuellen Ansicht der Rechnung für das menschliche Auge, meist wird dazu das pdf-Format genutzt. In pdf-Betrachtern wird der angehängte Datensatz oft durch ein Anhang-Symbol kenntlich gemacht, ähnlich wie bei einer Mail.
XRechnung: Dieses Format ist ein reiner Datensatz und für das maschinelle Auslesen gedacht, weniger für das Lesen durch Menschen. Das X in ihrem Namen steht für XML, einer maschinellen Auszeichnungssprache für strukturierte Daten.
EDI: Das Format ist ein oft in Industrie und multinationalen Unternehmen anzutreffendes internationales Standardformat für den Austausch geschäftlicher Dokumente und Informationen.
Die pragmatische Antwort lautet: Indem Sie ein aktuelles Programm zur Rechnungsschreibung verwenden.
Viele Softwarehersteller haben ihre Programme schon länger mit dieser Fähigkeit ausgestattet, ohne dass das den Nutzern groß ins Auge sprang oder Abläufe angepasst werden mussten.
Wichtig ist, dass Sie uns die E-Rechnungen im Originalformat zur Verfügung stellen. Verändern Sie daher das Format der Rechnung bei der Weiterleitung an die Buchhaltung nicht.
Das Ausdrucken der E-Rechnungen gilt nicht als Aufbewahrung im Orignalformat. Können Sie das Originalformat nicht mehr herstellen, kann Ihnen der Vorsteuerabzug verwehrt werden.
- Analyse
Analysieren Sie Ihren Rechnungseingang und Rechnungsausgang. Welche IT-Infrastruktur besteht bereits? Welches Format ist für unser Unternehmen das Richtige (ZUGFeRD, XRechnung, EDI)?
Gehen Sie auf die individuellen Anforderungen und Fristen Ihres Unternehmens ein: Welche Anforderungen haben SIE an die Rechnungsstellung?
- Planung
Finden Sie für sich den richtigen Anbieter, der Ihre Voraussetzungen erfüllt und Sie bei der E-Rechnung unterstützt. Passen Sie gegebenenfalls Ihre Prozesse an oder strukturieren Sie Ihre IT-Infrastruktur um.
- Umsetzung
Kontaktieren Sie Ihren gewünschten Hersteller, implementieren Sie ein neues Softwareprodukt oder erweitern Sie ihre vorhandenen Softwarelösungen.
Verändern Sie dann Ihren Rechnungseingangs- und Rechnungsausgangsprozess, indem Sie die ausgewählte Software in Ihren Prozess einbinden.
- Kontrolle
Testen Sie den Rechungseingangs- und Rechnungsausgangsprozess mit Ihrer neuen Software und stellen Sie sicher, dass die Prozesse richtig ausgeführt werden.
Folgende Rechnungen sind dauerhaft von allen E-Rechnungspflichten ausgenommen:
- Steuerfreie Lieferungen und Leistungen
- Kleinbetragsrechnungen bis zu 250 Euro (§33 UStDV)
- Verkauf von Fahrscheinen (§34 UStDV)
Rechnungen an Privatpersonen und Nicht-Unternehmer
Sehen Sie sich doch auch unser Erklärvideo zur E-Rechnung an!
FAZIT:
Die E-Rechnung ist die Zukunft der Rechnungslegung. Unternehmen, die sich frühzeitig mit dem Thema beschäftigen, können von den zahlreichen Vorteilen profitieren. Um sich auf den Austausch von E-Rechnungen vorzubereiten, müssen die Eingangsrechnungen empfangen werden können und die Ausgangsrechnungen elektronisch versendet werden können.
Die gute Nachricht: Manche Pflicht ist leicht zu erfüllen und andere Pflichten erfüllen Software-Hersteller stellvertretend für Ihre Kunden.
HBplus als Partner an Ihrer Seite
Die E-Rechnungspflicht bringt für Unternehmer einige Herausforderungen mit sich. Als unser Mandant können sich dabei auf uns verlassen. Sprechen Sie uns gern auf E-Rechnungen an!