Buchhaltungspflichten in Arzt- und Zahnarztpraxen

Ärzte, Zahnärzte, Psychotherapeuten und andere Heilberufler, die als Freiberufler (gemäß § 18 Abs.1 EStG) tätig sind, unterliegen keiner Verpflichtung zur Buchführung oder zur Erstellung von Abschlüssen. Da sie nicht als Kaufleute gelten, sind sie lediglich zur Aufzeichnung und nicht zur Buchführung verpflichtet. Die ordnungsgemäße Dokumentation ihrer Betriebseinnahmen und -ausgaben müssen sie an das Finanzamt übermitteln.

In eigener Praxis oder als Gesellschafter einer Berufsausübungsgemeinschaft (BAG) erzielen sie Einkünfte aus selbstständiger Arbeit, die ertragsteuerlich erfasst werden. Zur Ermittlung ihres steuerpflichtigen Gewinns können sie zwischen zwei Methoden wählen.

Gewinnermittlung: Betriebsvermögensvergleich oder Einnahmen-Überschuss-Rechnung

Vor dem Erfassen der Daten steht die Wahl der Gewinnermittlungsmethode. Unabhängig von Umsatzhöhe oder Gewinn können Ärzte und andere Freiberufler ihren Gewinn entweder durch einen freiwilligen Betriebsvermögensvergleich (§ 4 Abs.1 EStG) oder die Einnahmen-Überschuss-Rechnung (§ 4 Abs.3 EStG) ermitteln. Beide Methoden haben jeweils spezifische Vor- und Nachteile.

Der Betriebsvermögensvergleich wird selten angewandt, da er zwar mehr steuerliche Optimierungsmöglichkeiten und eine höhere Transparenz gegenüber Kreditinstituten bietet, jedoch auch aufwendiger ist. Die Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) ist die häufigere Wahl, da sie weniger Aufwand erfordert und keine Buchhaltung, Inventur oder Bilanzierung notwendig macht.

Da die Wahl der Methode auch den steuerpflichtigen Gewinn beeinflusst, sollte ein Praxisinhaber stets die Vor- und Nachteile beider Optionen mit einem Steuerberater abwägen.

Anforderungen an die Praxisbuchhaltung

Auch freiberufliche Heilberufler müssen sicherstellen, dass ihre aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtigen Unterlagen so organisiert sind, dass ein sachverständiger Dritter sie bei einer Prüfung leicht nachvollziehen kann. Verstöße gegen Buchführungs- und Aufzeichnungspflichten können schwerwiegende Folgen haben, wie etwa Zwangsmaßnahmen, Schätzungen oder Bußgelder.

Die Aufzeichnungen der Geschäftsvorfälle müssen einzeln, vollständig, korrekt, zeitnah und geordnet geführt werden. Auch bei der Einnahmen-Überschuss-Rechnung besteht eine Einzelaufzeichnungspflicht, die durch geordnete und vollständige Belege nachzuweisen ist.

Risikoquellen und Problemfelder in der Praxisbuchhaltung

Betriebseinnahmen umfassen alle durch den Praxisbetrieb veranlassten Einnahmen, während Betriebsausgaben alle damit zusammenhängenden Ausgaben sind. In der Buchhaltung können Schwierigkeiten insbesondere bei den folgenden Aspekten auftreten:

  1. Private Entnahmen und Einlagen auf dem Geschäftskonto: Private und betriebliche Zahlungen vom Geschäftskonto können problematisch werden, insbesondere wenn Privatentnahmen den entnahmefähigen Gewinn übersteigen. In solchen Fällen kann das Finanzamt die Zinsen kürzen, da die betriebliche Veranlassung nicht klar ist.
    Tipp: Die Trennung von Geschäfts- und Privatkonten erleichtert nicht nur das Controlling, sondern auch die Betriebsprüfung.
  2. Kassenbuchführung in der Arztpraxis: Arztpraxen, die ihre Gewinne nach der Einnahme-Überschuss-Rechnung ermitteln, müssen kein formelles Kassenbuch führen. Wenn jedoch ein Kassenbuch geführt wird, sind die hohen Anforderungen an dessen Genauigkeit zu beachten, da tägliche Ein- und Ausgaben sowie Barentnahmen dokumentiert werden müssen.
    Tipp: Alternativ können Barzahlungen in der Praxis als solche verzeichnet und gebucht werden, um Sanktionen aufgrund formaler Fehler zu vermeiden.

Steuerfallen: Gewerbesteuer und Umsatzsteuer

Ärzte, Zahnärzte und andere heilberuflich Tätige sind steuerlich Freiberufler und zahlen daher keine Gewerbe- oder Umsatzsteuer. Jedoch können zusätzliche gewerbliche Dienstleistungen oder der Verkauf von Produkten diesen Status beeinträchtigen.

Tipp: Eine korrekte Abgrenzung zwischen freiberuflichen und gewerblichen Einkünften ist für Heilberufler entscheidend, da davon abhängt, ob Gewerbesteuer anfällt und welche Gewinnermittlungsmethode genutzt wird.

Heilberufler, die umsatzsteuerpflichtige Leistungen anbieten, die keinen therapeutischen Zweck verfolgen, müssen ordnungsgemäße Rechnungen mit Umsatzsteuerausweis ausstellen und entsprechende Steuererklärungen abgeben. Diese Pflicht entfällt jedoch, wenn sie der Kleinunternehmer-Regelung (§ 19 UStG) unterliegen.

Vorteile einer ordentlichen Buchhaltung

Eine korrekte Buchhaltung ist für eine wirtschaftliche Praxisführung unerlässlich. Regelmäßige betriebswirtschaftliche Analysen bieten Einblicke in die Kosten- und Umsatzstruktur, was bei stetigen Honorarreformen und wachsendem Kostendruck im Gesundheitswesen besonders wichtig ist.

Tipp: Auf Basis betriebswirtschaftlicher Auswertungen (BWA) kann eine vorausschauende Liquiditäts-, Investitions- und Personalplanung durchgeführt werden, was die Praxisführung langfristig unterstützt.